Multiprojektmanagement

Mit MPM alles im Blick

Den Überblick behalten – das ist die große Herausforderung, wenn mehrere Projekte gleichzeitig „laufen“. Wie teile ich die möglicherweise begrenzten Ressourcen am besten auf? Wie reagiere ich angemessen, wenn sich die Prioritäten verschieben oder die Strategien ändern?

Abhilfe bietet die Einführung des Multiprojektmanagements (MPM). Unverzichtbar ist eine zentrale Abteilung, in der alle laufenden, zukünftigen und „gewünschten“ Projekte aufgeführt sind.

So werden Herausforderungen zu Chancen

Anhand von Machbarkeitsanalysen kann entschieden werden, ob bestimmte Projekte in einem festgelegten Zeitraum hinsichtlich Budget und Ressourcen überhaupt umgesetzt werden können. Eine Auflistung der Projekte hilft, Prioritäten zu setzen nach Dringlichkeit, Laufzeit, finanziellen Mitteln und der involvierten Mitarbeiter. Das ermöglicht eine frühzeitige Reaktion auf „Engpässe“ bei den Ressourcen. Hilfreich sind MPM-Pläne bzw. -Übersichten, aus denen hervorgeht, welche Projekte sich in der „Pipeline“ befinden, eine graphische Übersicht ermöglicht einen schnellen Überblick über alle laufenden Projekte.

Weiterer Vorteil der Übersicht: Es können sich Synergieeffekte zu anderen Projekten ergeben. Mehrarbeit wird vermieden, IT-Anforderungen können gebündelt und damit Kosten und Zeitaufwand reduziert werden. Weitere Einsparungen können sich auch durch Standardisierungen von „Rollen“ (mitarbeiterspezifisch) und „Ergebnistypen“ ergeben. Dank der zentralen Datenbank werden alle Zahlen an einer Stelle gebündelt, was ein übergreifendes Controlling erleichtert. Damit können auch zukünftige Jahresplanungen auf historischen IST-Zahlen aufgebaut werden. Bei Änderungen eines Projektes können direkt Auswirkungen auf andere Projekte aufgezeigt und eventuell Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus können „Projekt-Standards“ vorgegeben werden: Dokumentation, vorgegebene Projektreports, Ad-Hoc-Meldungen.

Wie sieht die konkrete Lösung aus?

Die Experten von CGI beginnen mit einer Analyse der individuellen Situation, um zu klären, ob ein MPM sinnvoll ist bzw. welche Größe das MPM haben sollte. Es folgen eine Aufnahme der derzeitigen Programme/Projekte im Hinblick auf Zeit, Budget und Personal sowie die Erstellung einer „Prio-Projektliste“ mit unterschiedlichen Faktoren wie Größe, Laufzeit, Nutzen usw. Zusätzlich können die Projekte nach unterschiedlichen Gewichtungspunkten gebündelt werden. Vorgaben für Ressourcenanforderungen und eine Auswertung über die Auslastung werden erstellt.

In einem zweiten Schritt werden „MPM-Prozesse“ initiiert. Dazu gehören der Aufbau von Projektreportings und Konsolidierung für MPM-Reports mit klaren Vorgaben und Definitionen von Ergebnistypen (z.B. einheitliche Projektreportings). Ein projektübergreifendes Informations- und Kommunikationskonzept wird erstellt, installiert und in Betrieb genommen. Damit werden der Handlungs- und Entscheidungsbedarf aufgezeigt, Kosten und Termine kontrolliert.
Außerdem werden Change-Request-Prozesse im Umfeld vom MPM eingeführt sowie Programme und Projektpläne für das laufende Jahr und die kommenden Jahre erstellt.

Unsere Erfahrung – Ihr Nutzen

Unsere Experten sind seit Jahren im Projektumfeld tätig und verfügen über fachliches sowie technisches Know-how. Sie erstellen Expertisen im Vergleich von Branchen-Standards und Best-Practice-Ansätzen und -Lösungen Sie bieten eine qualifizierte und exakte Strategie und ermöglichen eine agile und klassische Projektarbeit. Sie können auf bewährte Vorlagen und Templates zur MPM-Einführung und -Steuerung zurückgreifen und besitzen eine fundierte Erfahrung bei der Implementierung. Und sie legen Wert auf eine Umsetzung, die auf den Kunden ausgerichtet ist.


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10.12.2018
Kategorien:
Ausgabe 22 - 2018
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Multiprojektmanagement
Projekt Management
Ressourcenanforderungen
Projektreporting

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