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Projektmanagement: Agile Taktik spart Zeit und Geld

Großprojekte können schon mal aus dem Ruder laufen: Der Berliner Flughafen ist ein unrühmliches Beispiel dafür. Doch teure Planungsfehler lassen sich vermeiden, wenn das Projekt flexibel gehandhabt wird – mit kurzen Entwicklungszeiträumen. Wie das geht? Lesen Sie weiter …

Projektmanagement: Agil ist manchmal besser

Skandal-Baustelle, Pannen-Airport, Chaosbau – die Liste der unrühmlichen Bezeichnungen des künftigen Großflughafens Berlin-Brandenburg ist lang. 2006 erfolgte der erste Spatenstich, die Eröffnung war für Oktober 2007 geplant. Doch der Termin wurde immer wieder verschoben. Nun steht der Herbst 2017 im Raum. Von einem wahren „Planungsdesaster“ ist die Rede. In der Tat: Gerade bei Projekten, die länger als sechs Monate dauern oder bei denen mehrere Auftraggeber beteiligt sind, kommt es schnell dazu, dass vielfältige Modifikationen gefordert werden. Die bessere Strategie kann in solchen Fällen im agilen Projektmanagement liegen.

Denn ständige Planänderungen verzögern nicht nur die Fertigstellung, sondern gehen auch ins Geld. Waren beim Flughafen anfangs eine Milliarde Euro an Baukosten einkalkuliert, ist man inzwischen bei rund sechs Milliarden. Neben dem Airport gilt als weiteres Negativbeispiel die Hamburger Elbphilharmonie. Hieß es anfangs, die Kosten liegen bei rund 77 Millionen Euro, hat sich die Summe mittlerweile mehr als verzehnfacht.

Flexibilität ist gefragt

Klassisches Projektmanagement, oft auch „Wasserfall-Methodik“ genannt, funktioniert gut, wenn die Projektziele und Anforderungen von Anfang an klar definiert sind und wenn es unwahrscheinlich ist, dass es im Projektverlauf viele Änderungen geben wird.

Die sogenannte agile Methode scheint da vielen der bessere Weg. Hier geben kurze Entwicklungszeiträume von meist zwei bis vier Wochen den Auftraggebern die Möglichkeit, die Projektanforderungen immer wieder anzupassen, ohne Budget- und Zeitplan zu strapazieren. Der Kern der agilen Methode ist die Überzeugung, dass ständige Änderungen zum Projektalltag gehören und funktionierende Lösungen wichtiger sind als detailgenaue Dokumentationen und Prozesse.

Mit „Scrum“ zum Erfolg

Die bekannteste Methode des agilen Projektmanagements, die auch von vielen Finanzdienstleistern eingesetzt wird, heißt „Scrum“. „Scrum“ ist eigentlich der Name einer Standardsituation im Rugby, bei der die Spieler sehr eng beieinander stehen. Die Methode, übertragen auf die Tätigkeit in Unternehmen, zeichnet sich dadurch aus, dass Entwicklungsteams innerhalb vorgegebener Ziele selbstständig agieren können.

Die Teams haben den Auftrag, innerhalb festgelegter Zyklen (Sprints) – oft nicht länger als ein Monat – eine Produktweiterentwicklung abzuliefern, die potentiell am Markt eingesetzt werden kann. Auftraggeber können nach jedem Zyklus (Sprint) den Zwischenstand prüfen und Kurskorrekturen oder Änderungen der Prioritäten verlangen. So haben sie – im Vergleich zum klassischen Projektmanagement – eine bessere Kontrolle über den Projektverlauf und das Budget. Mit weniger finanziellem Aufwand können bessere Ergebnisse erzielt werden.

Auch größere Projekte lassen sich mit „Scrum“ managen. Dann werden die Teams mit selbstständig agierenden Entwicklern in größere Strukturen eingebettet, um so ein Gesamtprojektziel zu erreichen. Einige komplette Organisationen sind zum Großteil nach agilen Prinzipien organisiert wie etwa der Finanzdienstleister Paypal.

Auch „Kanban“ ist beliebt

„Kanban“ kommt aus dem Japanischen und steht für „Signalkarte“. Die Methode wurde ursprünglich von Toyota für die dezentrale, selbstorganisierende Steuerung von Materialflüssen in Fertigungsprozessen entwickelt. Wenn ein Reservoir an Fertigungsteilen erschöpft ist, wird das mit einer Karte an einer Pinwand signalisiert, so dass der Kollege die Box wieder auffüllen kann.

Auch „Kanban“ lässt sich auf Projekte übertragen: Hierbei stellen die Aufgaben (bzw. Arbeitspakete) die Fertigungsteile dar. Jede Aufgabe erhält eine (reale oder virtuelle) Karte, die einer bestimmten Entwicklungsstufe zugeordnet wird. Wenn das Team die Arbeit abgeschlossen hat, übernimmt es selbstständig die nächste (markierte) Aufgabe.

Manchmal ist „klassisch“ besser

Möchte ein Unternehmen agile Projektmanagementmethoden neu einführen, ist jedoch einiges zu beachten. Zum einen sollte – bei allen Vorzügen der agilen Methoden – immer kritisch hinterfragt werden, ob nicht ein klassisches Projektmanagement zielführender wäre. Nämlich immer dann, wenn ein Projekt klar definiert ist und grundsätzlich keine Änderungen zu erwarten sind. Etwa, wenn ein Aktenbestand digitalisiert werden soll.

Auch wenn man agile Methoden nur bei einzelnen Projekten anwenden und die Unternehmensstruktur überwiegend beibehalten möchte: Wissen über die Vor- und Nachteile klassischer und agiler Projektmethoden sollte heute jeder Projektauftraggeber haben, um Projekte erfolgreich steuern zu können.

Beratung, Steuerung und Schulung durch CGI

CGI unterstützt Unternehmen in diesen Fragen mit einem differenzierten Bewertungstool und qualifizierter Beratung. Sollte die Entscheidung für eine agile Methode, zum Beispiel „Scrum“, fallen, ist es unabdingbar, dass mindestens ein Mitarbeiter mit Erfahrung in agilem Projektmanagement den Prozess steuert. Zu Beginn wird diese Expertise in vielen Unternehmen nicht intern vorhanden sein. Hier kann ebenfalls ein Beratungsunternehmen wie CGI unterstützen und einen zertifizierten agilen Coach stellen, der die ersten Teams begleitet und interne Mitarbeiter in der neuen Methode schult.


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01.04.2016
Kategorien:
Ausgabe 15 - 2016
Agile

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