Compliance

SAM: Ordnung muss sein

Wissen Sie, wo welche Software in Ihrem Unternehmen installiert ist? Und kennen Sie die Lizenzen? Bevor Sie womöglich aus Unkenntnis unnötige Kosten zahlen, sollten Sie mal ans Aufräumen gehen. Wir sagen Ihnen, wie Sie das am besten machen.

Software-Compliance für mehr Transparenz und Sicherheit im Unternehmen

Die Anzahl der in einem Unternehmen vorhandenen und genutzten Softwareprodukte ist häufig unüberschaubar. Die Ausgaben für die Beschaffung von Software nehmen ständig zu. Zudem werden Lizenzvereinbarungen und -verpflichtungen immer komplexer. Für den Lizenznehmer können sich daraus rechtliche Risiken und zusätzliche Kosten (Überlizenzierung) oder aber Nachzahlungen (Unterlizenzierung) ergeben.

Lizenzmanager stehen in Unternehmen vor der Herausforderung, nicht nur den aktuellen Status von Kauf und Nutzung der Software sondern auch die komplexen Lizenzvereinbarungen zu kennen. Zugleich nutzen die großen Softwarehersteller ihre vertraglich vereinbarten Prüfungsrechte zur Kontrolle der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen. Daher ergeben sich folgende Fragen, um auf Lizenzprüfungen vorbereitet zu sein sowie ein optimiertes Lizenzmanagement zu erzielen:

  • Wie viele Laptops, PCs und Server sind vorhanden?
  • Welche Software ist wo installiert?
  • Besitzt das Unternehmen alle Lizenzen für die auf Laptops, PCs und Servern installierte Software?
  • Beeinflussen nicht autorisierte Downloads und Installationen die Stabilität der Systeme negativ?
  • Wie wird sichergestellt, dass kein Mitarbeiter unautorisierte Kopien von Software anfertigt?
  • Werden Wartungskosten auch tatsächlich nur für die Software gezahlt, für die auch Basislizenzen vorhanden sind?
  • Verstehen und beherrschen die verantwortlichen Mitarbeiter die Lizenzbedingungen der wesentlichen Softwarehersteller und deren Veränderungen im Zeitablauf?

Unser Lösungsansatz – wir bieten einen professionellen Überblick und effiziente Kontrollen des Software- und Lizenzmanagements. CGI unterstützt Sie dabei, Ihr Software-Asset-Management (SAM) aktiv zu steuern und damit Risiken zu minimieren und Kosten zu senken.

CGI unterstützt Sie dabei Ihr Software und Lizenzmanagement zu optimieren um damit den Software Asset Management Ansatz umzusetzen. Der in der Praxis bewährte Prozess bündelt Maßnahmen, die es ermöglichen, den Softwarebestand eines Unternehmens in allen Software-Lebenszyklusphasen effektiv zu verwalten, zu kontrollieren und zu steuern. CGI verschafft durch Software Asset Management Sicherheit für eine angemessene Lizenzierung sowie die Beschaffung und effiziente Verwaltung von Software.

Der Vorteil für Sie: Kostensenkung durch Risikominimierung!

Mit einem professionellen Software Asset Management haben Sie jederzeit einen Überblick und die Kontrolle über Ihren Lizenzbestand. So können Kosten minimiert und Compliance-Anforderungen fortwährend kontrolliert und erfüllt werden.

Unsere Vorgehensweise - effizient und umfassend

Die Best Practices für das Softwarelizenzmangement umfassen fünf grundlegende Phasen:

  • Phase 1: Risiken identifizieren:
    In der Planungsphase identifizieren wir alle Risikofelder innerhalb des Software-Lebenszyklus, die eine Ursache für einen nicht ordnungsgemäßen Einsatz von Softwarelizenzen sein können. Im Anschluss daran werden je nach Ausprägung der Risiken die Prüfungsfelder und damit der Projektumfang definiert.
  • Phase 2: Transparenz schaffen
    Das Ziel der Ist-Analyse ist Unter- beziehungsweise Überlizenzierungen aufzudecken. Hier ist zunächst das Erstellen einer Lizenzhistorie erforderlich, die den Umfang der Berechtigungen zur Nutzung einer Software definiert. Anschließend werden diese Ergebnisse im Rahmen eines Compliance-Checks mit der tatsächlichen Nutzung (Hard- und Softwareinventar) abgeglichen. Hieraus ergeben sich in der Regel detaillierte Hinweise auf Einsparpotenziale und Risikofaktoren.
  • Phase 3: Zielzustand definieren
    Um künftig eine korrekte beziehungsweise optimale Lizenzierung zu erreichen, analysieren wir bestehende Prozesse von der Beschaffung über die Nutzung bis hin zur Entsorgung von Software und identifizieren vorhandene Stärken sowie Optimierungspotenzial. Diese Erkenntnisse sind die Grundlage für die Gestaltung der SAM-Soll-Prozesse.
  • Phase 4: Implementierung der Verbesserungen
    Wir unterstützen Sie dabei, im Zuge der Implementierungsphase des SAM-Prozesses bestehende Arbeitsabläufe anzupassen. Ihre Mitarbeiter werden geschult, damit die überarbeiteten Abläufe in der Praxis effizient umgesetzt werden und gegebenenfalls bestehende Widerstände abgebaut werden können.
  • Phase 5: Langfristige Steuerung
    Um den SAM-Prozess langfristig weiter zu optimieren, müssen laufende Controlling-Abläufe definiert und implementiert werden. Diese stellen sicher, dass Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Lizenzstatus frühzeitig aufgedeckt und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können.

Der Software Asset Management Prozess von CGI:

Der Software Asset Management Prozess von CGI


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01.07.2015
Kategorien:
Ausgabe 12 - 2015
Risk & Compliance

Schlüsselwörter
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Risikomanagement
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