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SEPA: Handarbeit lohnt sich nicht

SEPA kommt und wirft viele bisherige Prozesse und Systeme über den Haufen, zum Beispiel in der Mandatsverwaltung. Was zunächst verlockend erscheint – bestehende Prozesse manuell anzupassen, um Kosten zu sparen –, entpuppt sich auf längere Sicht als unnötiger Hemmschuh. Oft lauert die Tücke im Detail: Wir informieren Sie über wichtige Stolpersteine, damit Sie dafür sorgen können, dass Ihre IT alle SEPA-Anforderungen erfüllt.

Der Stichtag rückt näher: Am 1. Februar 2014 wird der Zahlungsverkehr im Euroraum auf SEPA-Formate umgestellt. Doch mit der Umstellung allein ist es nicht getan. Allzu leicht gerät im Stress des Endspurts in Vergessenheit, dass auch in der „Single Euro Payments Area“ der Alltag weitergeht und funktionieren muss. SEPA aber wird die alltägliche Arbeit der Banken vor Ort dauerhaft prägen und ändern. Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, wie Sie die neuen Anforderungen bei der Mandatsverwaltung und in Ihren Kundenservices berücksichtigen? 

Welche beträchtlichen Änderungen ins Haus stehen, sehen Sie daran, dass SEPA nicht nur für den europäischen Zahlungsverkehr gilt. Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum umfasst nämlich auch den gesamten Inlandszahlungsverkehr und damit ein gewaltiges Datenvolumen. Solche Datenmengen können Sie mit Prozessen, die manuelle Schritte enthalten, nicht effizient bewältigen. Wenn Sie also komplexe SEPA-Prozesse manuell abwickeln, statt sie IT-technisch abzubilden – vermeintlich um Kosten zu sparen –, schaffen Sie sich dadurch auf längere Sicht unnötige Hindernisse. 

Details mit weitreichenden Folgen

Wo lauern mögliche Fallen? Die Konvertierung zu BIC/IBAN etwa sorgt an vielen Stellen für Aufwand: Einzugsermächtigungen, Daueraufträge, Rückbuchungen, Stammdaten – alle müssen mit den neuen Formaten zurechtkommen. So ermöglicht es zum Beispiel längst noch nicht jede Oberfläche, nur die IBAN einzugeben. Sollten Ihre Systeme darauf schon eingestellt sein, sind es womöglich Ihre Partnersysteme nicht? 

Vorsicht auch beim Verwendungszweck: Er darf künftig nicht mehr 378 Zeichen enthalten, sondern nur noch 140 Anschläge, genau wie eine „Twitter“-Nachricht. Kleiner Text, große Wirkung – kommen Sie damit aus? Wie kurz können Sie sich fassen? 

SEPA überall

Scheuen Sie sich nicht, zugunsten eines reibungsfreien SEPA-Alltags externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Folgende Bereiche sollten Sie dabei unter die Lupe nehmen: 

  • Prozesse
    Stellen Sie Ihre Zahlungsverkehrsprozesse genau auf den Prüfstand und definieren Sie Ist- und Soll-Zustand. Am besten entwerfen Sie eine detaillierte SEPA-Strategie. Sie sollte nicht nur sämtliche Schritte der eigentlichen Migration von Überweisungen (SCT/SEPA Credit Transfer) und Lastschriften (SDD/SEPA Direct Debit) enthalten, sondern auch Maßnahmen für die bankinterne Kommunikation und für Informationen an Ihre Kunden. 
  • Systeme und Applikationen
    Hier sorgt vor allem die SEPA-Mandatsverwaltung für zusätzlichen Aufwand. Sie muss diverse neue Funktionen ermöglichen und bestehende Funktionen abändern. „Make or Buy“ lautet die entscheidende Frage, die sich nicht allgemein, sondern nur nach sorgfältiger Abwägung für jedes Kreditinstitut individuell beantworten lässt. 
  • Funktion
    Für den Inlandszahlungsverkehr mit SEPA können Banken nur wenige bisherige Funktionen unverändert weiter nutzen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Viele müssen sie stattdessen anpassen oder ganz neu entwickeln. 
  • Technik
    An vielen Stellen sind technische Anpassungen erforderlich, zum Beispiel in Ihren Systemen für E-Banking und Buchhaltung. Denn mit SEPA werden auch neue XML-Formate eingeführt, die das Datenvolumen auf ein Mehrfaches ansteigen lassen. 
  • Test und Schulung
    Keine neuen Prozesse und Systeme ohne ausführliche Tests und Schulungen. Funktioniert unter realistischen Bedingungen tatsächlich jedes Detail? Sind Ihre Mitarbeiter fit und wissen über alles Bescheid? 

Wahrscheinlich ist Ihre To-Do-Liste bis zum Februar 2014 proppenvoll. Nutzen Sie dennoch die Chance, die Sie jetzt haben: Um SEPA-konform zu arbeiten, müssen Sie ohnehin wesentliche Zahlungsverkehrsprozesse und -systeme anfassen. Das ist eine hervorragende Gelegenheit, um sie gleichzeitig so effizient und kostensparend wie möglich zu gestalten!


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01.10.2012
Kategorien:
Ausgabe 2 - 2012
Core & Transactional Banking

Schlüsselwörter
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SEPA

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